Peranan
Teknologi Informasi dalam Dunia Kesekretarisan
A. Pendahuluan
Dari sekian banyak profesi yang ada, sekretaris
mengalami perubahan yang yang cepat dalam memasuki milenium mendatang. Pada
milenium mendatang para pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi diri
dengan sederet kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia
bisnis. Sebagai penyeimbang terhadap berbagai kemudahan yang disediakan oleh
kemajuan teknologi. Sekretaris dituntut untuk menjadi “penunggang kuda” yang
handal, agar dapat menaiki “kuda” yang bernama teknologi dan menarik manfaat
sebesar-besarnya.
Era milenium mendatang yang diwarnai dengan kemajuan
teknologi informasi berpengaruh besar terhadap peran dan fungsi profesi
sekretaris. Peran-peran sekretaris konvensional yang bersifat administratif dan
klerikal sebagian besar telah tergantikan oleh
perangkat teknologi informasi.
B. Pembahasan
1. Pengertian Sekretaris
Sekretaris
merupakan seorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan
tulis – menulis atau catat – mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau
perusahaan (Saiman,2002:24).
“Sekretaris
adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung
jawab dari pada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi
pengambilan dan penyalinan dikte berurusan dengan public, menjawab telephone,
membuat janji dan memelihara atau menyiapkan warkat-warkat, surat-surat dan lain-lainnya.”
Sekretaris
saat ini harus mampu menjalankan peran sebagai pemberi dan pusat informasi
perusahaan yang dibutuhkan oleh para pelanggan atau pihak eksternal perusahaan.
Peran sekretaris dalam hal informasi dapat memberikan pengaruh positif pada status
perusahaan atau organisasinya tidak saja dalam jangka pendek akan tetapi juga
dalam jangka waktu panjang yang bisa dicapai melalui kelancara arus informasi
baik ke dalam maupun ke luar.
Kegiatan
yang dilakukan sekretaris dalam mendistribusikan informasi kepada pimpinan
menjadi lebih jelas dan tepat sesuai dengan tujuan yang diharapkan perusahaan.
Sekretaris pada era saat ini harus mengetahui dan memahami bagaimana seharusnya
mengelola perubahan dan rencana inovasi khususnya yang ada hubungannya dengan
lingkungan pekerjaan atau tugasnya.
2. Teknologi Informasi
Teknologi
Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk
memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai
cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang
relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi,
bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk
pengambilan keputusan. Teknologi ini menggunakan seperangkat komputer untuk
mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer dengan
komputer yang lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan teknologi telekomunikasi
digunakan agar data dapat disebar dan diakses secara global.
3. Pentingnya Teknologi Informasi bagi Sekretaris
Pengetahuan
mengenai teknologi informasi sangat penting bagi sekretaris karena hal tersebut
memberikan manfaat sebagai berikut :
a. Mempermudah
dalam penyelesaian pekerjaan sekretaris.
b. Lebih
efektif. Sekretaris dan karyawan lainnya bisa memanfaatkan waktu dan
mempercepat dalam menyelesaikan pekerjaan.
c. Memperluas
hubungan kerja sama. Dengan penggunaan teknologi informasi, sekretaris dapat
menjalin hubungan kerja sama yang luas melalui internet. Jadi batas ruang dan
waktu sudah tidak lagi menjadi alasan lagi dalm menjalin kerja sama seluas –
luasnya.
d. Memenangkan
persaingan bisnis. Penggunaan teknologi informasi memudahkan perusahaan
berinteraksi dengan pelanggan dan relasi dan dengan menggunakan informasi
teknologi perusahaan lebih maju.
e. Unggul
di dalam pekerjaan. Sekretaris dapat sukses dalam pekerjaannya, cepat
memperoleh informasi dengan mengikuti perkembangan zaman.
1. Sekretaris
Sebagai Pengelola Informasi
Pada
era informasi, kemajuan perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuannya untuk
memperoleh dan memproses informasi agar dapat mengambil keputusan yang cepat
dan akurat. Sekretaris yang menjadi pendukung utama dalam pengambilan keputusan,
harus mampu menjadi information
provider, harus mampu mencari dan memilih informasi bagi atasannya agar
dapat mengambil keputusan secara cepat dan akurat. Hasil keputusan harus
disebarluaskan, sehingga sekretaris juga mempunyai peran penting sebagai information disseminator.
Sementara
itu globalisasi makin menampakkan sosoknya, yang menuntut sekretaris menjadi sekretaris global.
Kebutuhan perusahaan dalam berkomunikasi, berinteraksi dan membentuk network dalam lingkup global menuntut
seorang sekretaris berperan sebagai penyambung lidah perusahaan dengan masyarakat
global.
Peran
penting yang berkaitan dengan pengelolaan
informasi dan pengambilan keputusan, serta tuntutan untuk menjadi
komunikator dan membina relasi dengan pihak internal perusahaan, serta pihak eksternal perusahaan dalam lingkup
global membutuhkan kapasitas intelektual
yang memadai, kematangan emosi dan sikap yang tepat, serta kemampuan untuk
menampilkan citra profesional.
Sementara
itu posisi seorang sekretaris sering menuntut adanya kemahiran tersendiri untuk
menjadi public relations officer
karena seringnya seorang sekretaris menjadi contact
person dengan partner eksternal. Perannya yang strategis sebagai salah satu
sumber informasi bagi para pengambil
keputusan.
Dalam
menghadapi situasi persaingan yang semakin ketat saat ini, kemapanan citra
perusahaan perlu terus menerus dipertahankan, salah satunya melalui kemantapan
dan ketepatan cara kerja seorang sekretaris dalam “mengamankan” perusahaan.
Dalam hal ini, selain pemahaman terhadap kebijakan perusahaan, kehandalan untuk
menerapkannya praktis dan taktis, seorang sekretaris perlu pula mengoptimalkan
kemampuannya untuk melakukan persuasi secara profesional dan strategis.
Kendala
yang dihadapi sekretaris apabila kurang menguasai Teknologi Informasi sebagai
berikut :
1) Menghabiskan
waktu (tidak efektif)
2) Ketinggalan
zaman
3) Kalah
bersaing dengan perusahaan lain
4. Peranan Teknologi Informasi dalam Pekerjaan Sekretaris
Sekretaris yang
professional tidak akan mengeluh karena kurangnya waktu dalam penyelesaian
pekerjaan apalagi dengan adanya teknologi informasi yang semakin maju maka
pekerjaan sekretaris menjadi lebih mudah mudah dikelola. Oleh sebab itu, pengelolaan
administrasi secara professional juga perlu diterapkan secara terus – menerus
agar jiwa professional dapat dimiliki sehingga diharapkan akan menjadi
sekretaris yang memiliki integritas, intelegensi dan semangat tinggi dalam
berkarya dan bekerja. Teknologi yang semakin pesat menuntut sekretaris
bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi disegala bidang. Oleh
karena itu, sekretaris harus cepat memiliki ketrampilan dalam menggunakan
teknologi administrasi sehingga mempiroleh keuntungan dalam penyelesaian
pekerjaan.
a. Arsip
elektronik
1) Mudah
dikirim ke bagian-bagian yang membutuhkan, melalui jalur komunikasi.
2) Pencarian
dokumen mudah dilakukan. Penggunaan komputer membantu untuk mempercepat
penemuan kembali arsip yang berada da;am kumpulan jumlah arsip yang besar, baik
yang baru tersimpanmaupun yang sudah lama tersimpan. Komputer dapat menyimpan
keseluruhan tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara lengkap.
3) Kegiatan
manajemen, seperti pengaturan jadwal.
b. Pengolahan
data
Pemanfaatan Komputer
untuk pengetikan masalah surat-surat dan penjadwalan.
c. Surat
elektronik
Pengiriman surat atau
pesan secara elektronis,baik tulisan maupun gambar dengan beberapa cara
penyampaian :
1) Melalui
jalur komunikasi umum ( telepon,komputer).
2) Dengan
Faksimili.
d. Konferensi
Jarak Jauh
Konferensi melalui
komunikasi jarak jauh untuk menyalurkan data, suara dan gambar.
C. Kesimpulan
Peda
era globalisasi seperti saat ini, seorang sekretaris haruslah memiliki
pengetahuan serta menguasai teknologi informasi guna menunjang profesinya.
Sumber :
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris.Jakarta : Penerbit Ghalia Indonesia.
Nunung Chozanah, Ratu Evi Z. 1999. Paket Keahlian
Sekretaris SMK Tingkat 3 . Bandung : CV. ARMIKO.
0 komentar:
Posting Komentar