Farah Queen. Diberdayakan oleh Blogger.
RSS

EKSISTENSI SEKRETARIS DALAM MANAJEMEN KANTOR

EKSISTENSI SEKRETARIS DALAM MANAJEMEN KANTOR

A.Peran Sekretaris dalam Manajemen Perkantoran
Pengertian manajemen perkantoran menurut Edwin Robinson yaitu berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran. Definisi ini belum dapat mendiskrispsikan secara rinci mengenai apa yang menjadi ruang lingkup manajemen perkantoran, namun setidaknya telah memberikan gambaran global tentang apa yang diselenggarakan oleh manajemen perkantoran. Berbeda dengan pendapat di atas, George Terry memberikan definisi yang lebih jelas mengenai cakupan manajemen perkantoran. Menurut Terry bahwa manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengoganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakkan merekan yang melaksanakan agar mencapai tujuan yang ditentukannya. Pengertian tersebut memberi kejelasan bahwa dalam suatu organisasi aktivitas manajemen perkantoran meliputi seluruh aktivitas dalam organisasi, yang meliputi seluruh fungsi yang ada, hanya saja ruang geraknya dibatasi pada penyelenggaraan perkantoran. Ada perbedaan yang hakiki antara apa yang dimaksud dengan definisi di atas dengan fungsi – fungsi yang dilakukan organisasi. Letak perbedaannya adalah, manajemen perkantoran meliputi aktivitas perencanaan hingga pengendalian dengan obyek substansinya kantor. Sedangkan aktivitas organisasi menjalankan fungsi – fungsi perencanaan dan pengendalian dalam ruang lingkup seluruh organisasi. Kantor merupakan bagian pendukung dari suatu organisasi , dengan demikian menunjukkan focus manajemen yang lebih sempit jika dibandingkan dengan manajemen organisasi. Kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian kegiatan kantor bukan organisasi secara keseluruhan.

 
Untuk memperoleh kejelasan akan perbedaan antara manajemen perkantoran dan manajemen organisasi dapat ditelusuri fungsi – fungsi manajemen perkantoran itu sendiri. Menurut Mac Donald dalam buku Office Management diterangkan bahwa fungsi manajemen perkantoran meliputi :
1.      Kepegawaian perkantoran (office personnel)
2.      Metode perkantoran (office methode)
3.      Perlengkapan perkantoran (office equipment)
4.      Faktor – faktor fisik dalam kantor (physical factors)
5.      Biaya perkantoran (office cost)
6.      Haluan perkantoran (office policys)
Dilihat dari pendapat tersebut di atas menunjukkan perbedaan yang hakiki antara ruang lingkup pekerjaan manajemen organisasi dan manajemen kantor. Focus dan lokus dari perbincangan ini benar – benar lain. Untuk manajemen perkantoran dibatasi pada lokus sebuah kantor yang secara fisik dapat dilihat batas – batasnya atau ruangan tertentu yang dilengkapi dengan peralatan perkantoran. Sedangkan fokus yang menjadi obyek pembicaraan ini adalah segera sesuatu yang berkenaan dengan penyelenggaraan perkantoran. Pada prinsipnya dalam manajemen perkantoran membicarakan tentang personel, akan tetapi bukan merupakan personalia secara keseluruhan yang ada dalam organisasi itu, melainkan personalia yang bekerja di bagian perkantoran semata. Ruang lingkup aspek kepegawaian meliputi pengetahuan mengenai analisis terhadap klasifikasi pegawai, evaluasi pegawai sesuai dengan kompetensi perkantoran yang diperlukan. Dengan demikian proses kepegawaian yang terjadi perlu memperhatikan kebutuhan penyelenggaraan yang tertib dan berkualitas.
Dalam manajemen perkantoran juga menyelenggarakan suatu metode kerja yang teratur dan sistematis, dengan ketentuan dan prosedur tertentu sebagaimana yang terjadi di organisasi pada umumnya. Metode tersebut tidak mencakup metode pada keseluruhan organisasi, melainkan metode yang lebih teknis berkenaan dengan penyelenggaraan perkantoran. Ruang lingkup metode meliputi analisis terhadap prosedur perkantoran, penilaian pekerjaan , analisis operasionalisasi pekerjaan, sistem aadministrasinya. Dalam penjelasan prosedur kerja akan tampak bagaimana rangkaian kegiatan untuk melaksanakan setiap pekerjaan secara tertib  dan mencapai hasilyang ditargetkan. Prosedur perkantoran adalah sejumlah kegiatan yang sebaiknya dilakukan secara kronologis yang di dalamnya terdapat aturan – aturan teknis dalam menyelesaikan suatu pekerjaan kantor. Penilaian pekerjaan perkantoran adalah item – item yang berupa ketentuan ideal yang digunakan sebagai pedoman untuk menilai hasil kerja atau penyelenggaraan perkantoran. Analisis operasionalisasi merupakan upaya untuk meneliti dan mengidentifikasi hasil kerja yang dilakukan secara operasional sehingga diketahui keunggulan, kelemahan termasuk di dalamnya dukungan maupun hambatan. Sistem administrasi adalah segala sesuatu yang ada dalam lingkup penyelenggaraan perkantoran yang saling mempengaruhi baik yang bersifat ketentuan hingga praktik pelaksanaan yang saling berhubungan satu dengan lainnya.
Perlengkapan kantor meliputi pengetahuan dan pemakaian serta pemeliharaan terhadap perabotan perkantoran (meja,kursi), mesin – mesin kantor dan peralatan tulis menulisa lainnya. Seorang sekretaris perlu memperhatikan dan menguasai pengetahuan baik untuk pemakaian ataupun pemeliharaannsecara pasti atas peralatan kantor yang menunjang kegiatan operasional sehari – hari. Apabila mengetahui secara pasti tentang penggunaan alat tersebut, maka pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan lancar, semakin kecil berbuat kesalahan, dan dapat menyelesaikan pekerjaan dalam tempo waktu yang pendek dengan hasil yang memuaskan. Disamping itu pengetahuan tentang pemeliharaan alat dapat memberikan kemampuan untuk menjaga dari kerusakan teknis dan sekaligus dapat mengendalikan penyusunan alat.
Pengetahuan kondisi fisik kantor meliputi pemanfaatan, pemeliharaan, menentukan kebutuhan terhadap ruang perkantoran maupun gedung serta perubahan – perubahan kebutuhan. Disamping itu juga terkait kebutuhan ventilasi, AC, tata ruang, dan masalah argonominya. Hal yang tidak kalah pentingnya desain interior yang menunjang kerja, sehingga secara fisik kantor tersebut telah memberikan dampak positif bagi pegawai kantor untuk bekerja dengan baik. Seorang sekretaris yang memiliki wawasan fisik perkantoran akan mampu memberikan nuansa kantor yang mampu memberi pamor kepada para pegawai sehingga semangat kerja terpelihara, rasa kerasan dan nyaman berada dalam lingkungan kerja.
Biaya – biaya perkantoran yang harus dikeluarkan juga tidak lepas dari pengetahuan yang harus dimiliki oleh sekretaris. Biaya perkantoran merupakan bagian dari pengeluaran anggaran rutin yang harus ditanggung. Pada umumnya biaya perkantoran tidak mengalami fluktuasi yang besar, boleh dikatakan fluktuasi itu tidak terjadi. Jika penyelenggaraan perkantoran berada pada garis normal, maka dapat dipastikan tidak mengalami pelonjakan pembiayaan.mengingat perubahan pembiayaan tidak sering terjadi, maka sekretaris harus bisa memprediksi pengeluaran –pengeluaran biaya yang kemungkinan menjadi beban kantor, dengan lebih mudah dan terkendali. Disamping itu sekretaris dituntut untuk mengetahui haluan atau kebijkan/aturan ataupun kesepakatan yang tidak tertulis dalam implementasinya. Aspek penting pengetahuan arah haluan dan kebijakan kebijakan kantor ini dapat mempengaruhi pembelanjaan maupun anggaran perkantoran. Untuk itu penting diketahui oleh sekretaris supaya dengan memahami kebijakan, haluan maupun aturan baru, sekretaris dapat memperhitungkan bagaimana dalam menunjang implementasi, dengan mempergunakan anggaran yang ada. Taksis dan strategi sekretaris dalam mengantisipasi pembengkakan anggaran akibat adanya kebijakan baru.
Charles O. Libey mengemukakan bahwa ruang lingkup manajemen kantor meliputi :
1.      Ruang perkantoran (office space)
2.      Komunikasi (communication)
3.      Kepegawaian perkanatoran(office personel)
4.      Perabotan dan perlengkapan (furniture and equipment)
5.      Peralatan dan mesin (appliances and machines)
6.      Perbekalan dan keperluan tulis (supplies and stationary)
7.      Metode (methodes)
8.      Warkat (records)
9.      kontrol pejabat pimpinan (executive control)
Terdapat sedikit perbedaan antara Donald dan Libey dalam merinci manajemen perkantoran. Libey membedakan antara perabot dan perlengkapan , peralatan dan mesin, perbekalan dan keperluan tulis ; sedangkan Donald menjadikan semua itu jadi satu, yaitu sebagai peralatan perkantoran.
Ketersediaan ruang kantor yang nyaman dan memadai akan memberikan kenyamanan psikologis bagi pegawai yang bekerja diruang tersebut.namun ruang kantor akan terasa kaku jika hubungan komunikatif antara pegawai kurang baik. Komunikasi merupakan penghantarbagi terjadinya interaksi dn kerjasama para pegawai. Dengan sistem hubungan kerja yang humanis makan pegawai perkantoran akan merasa nyaman di dalamnya. Keberadaan pegawai perkantoran menjadi factor utama hidup tidaknya suatu perkantoran. Pegawai sebagai factor utama akan tetapi bukan berarti pegawai berdiri sendiri. Dalam hal ini dibutuhkan sekretaris yang mampu mengkmunikasikan informasi secara efektif.
Perabotan dan perlengkapan (furniture and equipment), peralatan dan mesin (appliances and stationary), merupakan factor pendukung yang tidak kalah pentingnya. Tanpa adanya perlengkapan tersebut pegawai akan mengalami kesulitan bahkan tidak mampu bekerja sama sekali. Mengingat pentingnya perlengkapan tersebut maka seorang sekretaris hendaknua mampu merencanakan dan mendistribusikanperalatan yang tepat untuk penyelenggaraan pekerjaan perkantoran bagi para pegawai.
Seorang sekretaris diharapkan mampu menguasai sejumlah metode yang diperlukan untuk memperlancar penyelenggaraan pekerjaan perkantoran. Supaya semua pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik diperlukan sebuah sistem pendokumentasian dan pengawasan.warkat diharapkan dapat memberikan laporan tertulis berkenaan dengan penyelenggaraan perkantoran yang dilakukan dalam setiap periode. Sedangkan pengawasan dimaksudkan supaya semua pegawai, peralatan dan prosedur kerja dapat berjalan efektif, sehingga mampu mewujudkan hasil kerja yang maksimal.
Peran sekretaris dalam aktivitas kantor meliputi tugas – tugas atas ruang lingkup dari manajemen kantor. Ada beberapa kualifikasi yang harus dipunyai untuk melakukan tugas manajemen kantor di atas :
1.      Executive ability (kemampuan kepemimpinan)
yaitu suatu kemampuan untuk mempengaruhi dan memotivasi para pegawai yang berada dalam lingkup pengawasannya, sehingga pegawai tersebut menjadi lebih terfokus kepada apa yang seharusnya dikerjakan dalam rangka mencapai tujuan antara maupun tujuan akhir atas penyelenggaraan perkantoran. Maksud dari mempengaruhi adalah mengarahkan minat, iktikad, dan konsentrasi seorang pegawai terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya sehingga dapat dilakukan secara tepat dan efisien. Motivasi adalah memberikan dorongan psikologis agar seorang pegawai tergerak untuk melaksanakan tugas dan  jawab secara rasional dengan penuh semangat dan usaha maksimal.
2.      A practical background (pengalaman praktek)
Pengalaman dalam melaksanakan tugas yang dimiliki oleh seorang sekretaris akan menjadi kata kunci bagi persoalan yang dihadapi dalam praktek. Dengan memiliki pengalaman yang banyak dan bervariasi akan semakin kecil beban stress dalam bekerja, karena semua pekerjaan terasa simpel. Manfaat lain yang dapat diperoleh adalah menjadikan sekretaris dapat melaksanakan fungsi pembinaan dan konsultasi terhadap pegawainya yang mengalami hambatan serta kesulitan dalam bekerja.
3.      Managerial training (latihan manajerial)
Kemampuan manajemen menjadi bagian penting dalam rangka menyelenggarakan system manajeman perkantoran. Sekretaris yang menguasai prinsip – prinsip manajemen dan memiliki latar belakang latihan manajemen akan dapat mengendalikan system kerja yang efisien di kantor yang dipimpinnya.

4.      Ability to express oneself (kemampuan mengungkapkan diri)
Ekspresi diri merupakan wujud pengejewantahan akan kepribadian dan kapasitas diri merupakan bagian utama dalam menjalankan fungsi sebagai sekretaris. Kemampuan pengungkapan diri dari sisi positif dari sisi kepribadian yang positif serta kapasitas kerja merupakan kekuatan pesona dan teladan bagi anak buahnya. Kendati sekretaris memiliki kecakapan, namun jika tidak mampu mengekspresikan diri dengan baik maka tidak mampu meneladani anak buahnya dengan baik. Pengungkapan diri yang sempurna akan menjadi spirit bagi anak buahnya dalam melakukan pekerjaan.
5.      An open attitude(suatu sikap terbuka)
Sikap keterbukaan penting agar dapat memberikan suasana akrab dengan anak buah. Sikap terbuka menerima saran, kritik juga menjadi bagian penting untuk memajukan penyelenggaraan pekerjaan bersama anak buahnya dan dapat menjadi pintu terbentuknya solidaritas antar pegawai di suatu kantor.
6.      Curiosity (keingintahuan)
Sifat keingintahuan yang tinggi dapat bermanfaat untuk dapat mengembangkan diri secara optimal. Dismping itu keingintahuan akan membimbing untuk memecahkan masalah secara komprehasif dengan pertimbangan yang kaya dari segala bidang.
7.      Creativeness (kreativitas)
Kreativitas adalah kombinasi antara daya cipta, seni dan intuisi yang senantiasa menjadi landasan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.dengansemikian sangat mungkin ditemukan metode dan cara yang baru dan inovatif dalam penyelesaian pekerjaan.
8.      Sound judgment(pertimbangan sehat)
Sebagai tempat konsultasi sekretaris diharapkan mampu memberikan pertimbangan dan pandangan yang rasional dan bijak. Untuk itu diperlukan wawasan dan pengalaman yang cukup disertai oleh kepribadian yang matang, tidak dikuasai oleh factor emosi dalam memberikan konsultasi.
9.      Sales ability (kemampuan menjual gagasan)
Gagasan positif yang muncul perlu diketengahkan kepada anak buahnya dalam rangka memperbaiki system, prosedur, cara kerja yang dilakukan secara arif. Pengenalan gagasan tidak dengan paksaan namun dengan penyadaran dan memahamkan anak buah.


10.  Patience (kesabaran)
Sabar adalah sifat kehati – hatian dan kesediaan untuk memberi toleransi secara rasional dalam setiap proses penyelenggaraan perkantoran, baik pada tataran sosialisasi ide hingga praktek peleksanaan secara operasional, termasuk dalam menyelesaikan permasalahan yang muncul.
11.  Emotional control (pengendalian emosi)
Pengendalian emosi adalah suatu teknik mengatur keterlibatan perasaan dalam proses penyelenggaraan perkantoran dan penyelesaian permasalahan dengan cara yang bijak dan memberikan porsi yang proposional. Tidak ada keterlibatan emosi secara dominan dalam setiap pekerjaan atau tidak ada emosi yang meluap dan tidak ada rasa ketertekanan emosi dalam proses transksi kerja yang diselenggarakan. Segala sesuatu diselenggarakan atas dasar rasionalitas terpimpin melalui penyadaran yang efektif.
12.  Co-operativeness (kemampuan kerjasama)
Keberhasilan kerja dalam suatu team work tergantung dari kemampuan tim tersebut untuk bekerjasama. Sekretaris sebagai pemimpin kantor merupakan satu –satunya orang yangharus mengemudikan jalur kerjasama yang kompak. Kemampuan bekerjasama akan terbentuk jika sekretaris memiliki strategi pendekatan perseorangan dan kelompok yang baik, kemampuan untuk mengambil hati, kemampuan untuk menjadi mediator, kemapuan untuk menerjemahkan konsep yang sulit dimengerti, dan kemampuan untuk memimpin kelompok.
Dalam upaya mencapai kualifikasi diatas dibutuhkan ketekunan dan upaya yang sungguh – sungguh melalui pendidikan, pelatihan/kursus ataupun belajar berdasarkan pengalaman kerja serta buku – buku bacaan praktis.

B. Jabatan Sekretaris Sebagai Profesi
Jabatan sekretaris merupakan jabatan professional yang bisa dikembangkan. Dalam melaksanakan tugas kesekretarisan dikendalikan oleh Kode Etik Sekretaris , yang sekaligus melindungi dalam pengabdiannya baiuntuk lembaga maupun masyarakat. Kode etik sekretaris adalah batasan normatif yang dijadikan sebagai pedoman untuk berperilaku dan mengambil sikap serta tindakan untuk kepentingan pelaksanaan tugas dan fungsi sebagai sekretaris. Kode etik sekretaris meliputi : mampu menjaga keserasian pribadi dan tugas kedinasan, santun dalam penampilan sikap dan perilaku, bertanggungjawab dan memegang teguh prinsip kedinasan, berdedikasi terhadap kepentingan pimpinan berkenaan dengan tugas kedinasan.
Pengertian sekretaris dalam etimologinya adalah secretum (bahasa Latin) yang berarti rahasia. Oleh karena itu sekretaris kerjanya harus dapat menyimpan rahasia kantor dan pimpinannya. Secara umum sekretaris adalah seorang pembantu pimpinan untuk melakukan pekerjaan kesekretariatan. Pekerjaan kesekretariatan dapat disebut pekerjaan tata usaha antara lain bidang korespondensi, kearsipan, analisa prosedur pekerjaan kantor, pengelolaan administrasi kepegawaian.
Menurut Dann M Braum dan Ramon C sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dekte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinan tentang kewajiban resmi, janji – janji serta tugas dalam rangka meningkatkan efektivitas kerja pimpinan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa sekretaris tidak saja menyangkut pekerjaan rahasia, melainkan meliputi bidang kesekretariatan atau pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor meliputi : keseluruhan aktivitas menghimpun, mengolah, mengadakan, mengirim, menyimpan, ,memelihara, serta memusnahkan bahan – bahan keterangan/informasi/warkat dalam kantor. Sedangkan pekerjaan manajerial meliputi : planning actuating, dan cotroling.
Pengertian sekretaris berkembang sesuai dengan tugas yang menjadi bebannya, yaitu :
1.      Sekretaris Pimpinan sebagai pembantu dalam pengurusan warkat. Pengertian sekretaris menyangkut tugas – tugas yang berkenaan dangan korespondensi, pengarsipan dan membuat undangan pertemuan.  Sekretaris pimpinan adalah seorang yang membantu pimpinan dalam penghimpunan, pencatatan, pengelolaan, pengadaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan dan penyingkiran bahan informasi.sekretaris pimpinan disebut juga sekretaris pribadi. Istilah pribadi menyangkut hal – hal yang diluar kedinasan. Sehingga sekretaris pimpinan  formal dari sekretaris pribadi.
2.      Sekretaris Organisasi sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan tata warkat dan administrasi. Dalam hal ini sekretaris yang tidak semata – mata membantu pimpinan tetapi juga memberikan bantuan kepada keseluruhan organisasi baik melakukan pengurussan yang berhubungan dengan tata warkat maupun unsur administrasi, yang meliputi : keorganisasian, manajemen, komunikasi, tata keterangan, personalia, financial, material, relasi public.
3.      Sekretaris Organisasi sebagai pejabat pembantu dalam bidang politik. Sekretaris tersebut menjalankan tugas yang ada hubungannya dengan politik.
4.      Sekretaris sebagai pejabat Pimpinan Administrasi dan Politik. Dalam hal ini sekretaris bukan sebagai pembantu, melainkan sebagai atasan. Pekerjaannya meliputi unsur administrasi juga hal – hal yang berbau politik, misalnya Sekretaris Perserikatan Bangsa – Bangsa.
Menurut  Stanwell dan Shaw sekretaria pribadi ada 4 macam :
a.       Junior secretary, sekretaris yang baru mulai bekerja, mereka mempunyai pengalaman kerja kurang dari tiga tahun.
b.      Senior secretary, sekretaris yang sudah memiliki pengalaman kerja sebagai sekretaris di atas 8 tahun. Mereka mempunyai pengetahuan yang luas tentang perusahaannya dan keterampilan kerja.
c.       Personal secretary, sekretaris yang bekerja hanya untuk satu orang
d.      Executive secretary, sekretaris perusahaan.
Sekretaris dibedakan menjadi 2 macam sesuai dengan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya :
1.      Sekretaris eksekutif, yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai manajer karena secara formal menjalankan fungsi manajer eksekutif yaitu memiliki bawahan atau pegawai.
2.      Sekretaris pribadi, yaitu sekretaris  untuk seorang pimpinan yang berperan semata – mata sebagai pembantu. Sekretaris pembantu tidak mempunyai anak buah.
Menurut  Webtar’s New Words Dictionary sekretaris menunjukkan orang atau pejabat yang melaksanakan kegiatan kesekretariatan, sedang secretariat menunjuk pada tempat atau fasilitas dalam melaksanakan kegiatan dan kesekretariatan berarti aktivitas yang dilaksanakan sekretaris. Kesekretarisan yang disamakan dengan kesekretariatan berarti pembahasan mengenai eksistensi sekretaris, baik mengenai persyaratan, tugas – tugas hal – hal yang dilarang dan dianjurkan, wewenang dan tanggung jawab serta beberapa hal yang menunjang karir sekretaris.

C.Membangun Karir Sekretaris
Profesi sekretaris adalah profesi yang sangat menyenangkan. Mereka bekerja dalam ruangan yang bersih/asri dengan udara yang sejuk (berAC) yang dapat membuat nyaman dan kelihatan segar sepanjang hari, terkadang berbau harum, mereka memakai busana yang membuat menarik serta bertemu dengan orang – orang yang rapi/elegant.
Anggapan masyarakat bahwa profesi sekretaris seolah – olah hanya sebagai pajangan/penyedap ruangan/kantor dalah tidak benar. Karena tututan profesi ini tidak sekedar bisa mengetik tetapi banyak keahlian dan ketrampilan yang harus dimiliki. Untuk mengubah citra masyarakat terhadap profesi sekretaris, sebenarnya sekretaris sendirilah yang dapat menepis anggapan tersebut.
Sekretaris harus tahu tentang peta karir. Karir harus dipandang sebagai suatu proses, untuk itu ada sasaran serta kesadaran penuh tentang potensi dan langkah – langkah yang akan diambil dalam mencapai sasaran. Beberapa persyaratan untuk mengembangkan karir ;
1.      Kesadaran/dedikasi/inisiatif. Dedikasi sekretaris sangat penting sehingga tugas apapun yang dilimpahkan oleh pimpinan bisa dikerjakan/diselesaikan dengan baik dan hal tersebut  akan sangat berhubungan dengan inisiatif yang dimilikinya. Inisiatif ini bisa diperoleh dari pengalaman dan pergaulan dengan masyarakat.
2.      Komunikasi/apresiasi untuk membina kerjasama dan kekompakan kerja maka komunikasi dengan pimpinan sangat penting (komunikasi dua arah)
3.      Rasa percaya diri, keyakinan terhadap kemampuan yang dimiliki diri sendiri sangat penting. Untuk menambah kepercayaan diri, melatih diri untuk mampu berbahasa Inggris secara lisan.
4.      Membuka diri terhadap kritik dan ide baru. Usahakan saling terbuka antara sekretaris dengan pimpinannya. Kritik dapat digunakan sebagai upaya untuk memperkaya pengetahuan dan intropeksi diri.
5.      Memperluas wawasan, jangan hidup di lingkungan kantor daja akann tetapi juga dengan komunitas lain. Membiasakan diri untuk membaca Koran, majalah, buku, salah satu wujud belajar sorang sekretaris dalam rangka menunjang kemampuannya yang sudah ada.
6.      Membagi waktu,jangan menunda pekerjaan karena dengan tidak menunda pekerjaan yang ada kemungkinan kerja lembur akan bisa dikurangi.
7.      Mandiri, kreatif, dan fleksibel,  seorang  sekretaris membutuhkan kemandirian yang besar. Bekerja sesuai dengan job deskripsi  memang baik dan ideal, namun dengan perkembangan situasi kerja sehari – hari maka  sedikit fleksibeltidak masalah. Pekerjaan yang bersifat kreatif yang biasanya pimpinan tidak menyuruh, dalam hal ini sekretaris harus tanggap akan kebutuhan kantor.
8.      Penampilan baik luar maupun dalam. Penampilan luar tidak harus glamour  atau berlebihan. Penampilan yang baik dan elegant tidak hanya diukur dengan mahalnya akan tetapi bagaimana si pemakai sendiri. Pengertian  penampilan dapat dipahami sebagai bentuk visualisasi diri yang mencerminkan pribadi sendiri. Penampilan dari dalam bisa diupayakan misalnya : tidak iri dan berpikiran positif membuat wajah menjadi cerah.
Sekretaris harus dapat menghargai pekerjaannya dengan cara mngubah sikap terhadap pekerjaannya. Ada beberapa kiat yang dapat menolong dalam hal tersebut (Maurus, 2003 : 133) :
1.      Keinginan untuk bekerja lebih baik
2.      Tanggap terhadap sesuatu
3.      Tertarik untuk menggali bakat terpendam
4.      Rasa ingin tahu untuk belajar
5.      Penuh perhatianuntuk memahami sesuatu secara mendalam
6.      Konsentrasi untuk menekuni sesuatu secara mendalam
7.      Kerja keras
8.      Sabar untuk mempelajari pekerjaan secara rinci
9.      Optimis dalam mempercayai diri sendiri
10.  Bekerjasama dengan orang lain
Beberapa hal yang perlu dihindari ditengah perjalanan menuju tangga/puncak karir :
1.      Merasa hasil kerja sudah bagus
2.      Tidak memerdulikan gossip
3.      Mengikuti saran pihak lain
4.      Mangabaikan musuh


D.Kualifikasi Jabatan Sekretaris
Sekretaris masa depan dituntut untuk mampu berpikir kritis dan bertindak secara professional. Professional dalam hal ini adalah bekerja dengan sungguh – sungguh sebagaimana yang dituntut oleh profesinya. Kualifikasi yang harus dipunyai dalam bidang kerja sekretaris sangat banyak ragam jenisnya, namun apabila diklasifikasikan bisa dikategorikan :
1.      Syarat pengetahuan : pengetahuan tentang misi, visi, tugas, fungsi, struktur organisasi dan personil organisasi; pengetahuan yang berhubungan dengan bidang tugasnya, pengetahuan bahasa baik bahasa Indonesia maupun bahasa asing; pengetahuan bidang administrasi dan manajerial.
2.      Syarat ketrampilan : sekretaris selain dituntut mempunyai pengetahuan tetapi juga terampil menerapkan pengetahuan untuk kepentingan kerja. Ketrampilan yang dituntut meliputi : ketrampulan berkomunikasi, korespondensi, tata kearsipan dan terampilan dalam melakukan aktivitas kerja kantornya.
3.      Syarat kepribadian, kepribadian lebih dominan dibandingkan dengan persyaratan lainnya. Kepribadian menarik adalah kepribadian yang dinamis, dewasa, penuh percaya diri, terbuka, penuh rasa tanggung jawab, loyalitas, sopan dan jujur. Hal – hal yang menunjang pembentukan kepribadian :
a.       Dalam penampilan : kebersihan pribadi, kerapihan pribadi, berbusana serasi, penampilan yang menarik.
b.      Berbicara yang baik : intonasi dan volume suara yang enak didengar, penyampaian yang sistematis.
c.       Sikap bisnis : setia dapat dipercaya, ramah tamah dan penuh perhatian, dapat bekerjasama, menghargai waktu.
E.Tugas –Tugas Sekretaris
Tugas sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 4 kegiatan :
1.      Tugas rutin : yakni tugas yang tidak memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misal, tugas pengurusan surat; menerima tamu; tata kearsipan; membuat jadwal kerja pimpinan dan menerima telepon.
2.      Tugas khusus yaitu tugas yang memerlukan perintah atau sesekali pimpinan menginginkan sekrataris menggunakan pertimbangan dan pengalaman sekrataris untuk menyelesaikannya. Misalnya, membuat perjanjian; mengirim faximile.
3.      Tugas yang bersifat kreatif yakni tugas yang berasal dari inisiatif sekreraris itu sendiri.
Berkenaan dengan upaya membentuk kreativitas diridiperlukan pengetahuan dasar. Pengetahuan dasar untuk mengungkapkan :
a.       Perhatikan dan catatlah ide –ide baru yang kadang munculnya sesaat pada suatu saat tertentu.
b.      Ketika menghadapi tantangan maka kadang ide baru muncul. Untuk memacu kreativitas maka melalui/mencari tantangan dan belajar mengatasi kegagalan.
c.       Memperhatikan lingkungan yang berbeda – beda akan memunculkan kreativitas baru, berbeda kalau lingkungan statis cenderung untuk monoton.
d.      Upayakan untuk mendapatkan pelatihan yang lebih luas di luar keahlian yang dimiliki. Hal ini akan menimbulkan kreativitas karena ada saling keterkaitan.
4.       Tugas untuk melakukan hubungan dan kerjasama dalam hal ini meliputi :
a.       Hubungan kerjasama dengan dunia luar
b.      Hubungan kerjasama di dalam organisasi
Etika umum dalam bertelepon :
1)      Angkatlah pesawat segera setelah telepon bordering
2)      Ucapkanlah salam dan sampaikan identitas diri serta hindari kata “halo”
3)      Berbicaralah dengan nada/intonasi yang baik serta volume suara yang tidak terlalu keras (mempesona).
4)      Apabila salah sambung berlakulah sopan dan tunjukkan yang benar apabila mengetahui alamat / nomor pesawat yang dituju.
5)      Jangan meletakkan pesawat sebelum orang yang bertelepon meletakkan pesawat terlebih dahulu.
Receiption
Prinsip dasar tugas sebagai receiption adalah menghormati setiap tamu yang datang di kantor dan sikap menolong.  Terkait dengan tugas sebagai resepsionis adakalanya dikenal dengan orang baru. Hal – hal yang perlu dilakukan ;
a)      Lemparkan senyum manis dan tatap mata orang yang dikenalkan pada Anda.
b)      Ucapkan “senang bertemu dengan Anda” merupakan pilihan yang sopan.
c)      Bantulah orang yang memperkenalkan Anda. Barang kali ia lupa nama Anda, dengan cara ketika Anda akan berjabat tangan sebutkan nama Anda.
d)     Sebutkan kembali nama kenalan baru anda.
e)      Apabila secara kebetulan tidak ada yang memperkenalkan diri Anda jangan ragu – ragu untuk memperkenalkan diri sendiri. Hal – hal yang harus dilakukan saat memperkenalkan diri :
a)      Sebutkan nama masing – masing
b)      Upayakan untuk menyebutkan nama sebagai orang tua, jangan memakai sebutan nama kecil
c)      Untuk menjalin komunikasi selanjutnya, boleh menjelaskan bidang kerja orang – orang yang dikenalkan. Hindari hal –hal yang menjadikan kontroversial atau sangat pribadi.
Bagaimana berjabat tangan, saat dikenalkan atau ketika bertemu dengan orang lain :
a)      Ulurkan tangan dengan sopan dan ramah sambil tersenyum ramah.
b)      Dalam mengulurkan tangan beri kesan mantab, jangan ragu – ragu.
c)      Upayakan Anda menggenggam keseluruhan tangan orang yang diajak bersalaman jangan terlalu keras.
d)     Tatap mata saat bersalaman.
e)      Ayunkan 2 kali lalu lepaskan dengan sopan.
Banyak tugas kesekretarisan yang tidak dapat dilakukan dengan baik tanpa adanya pengetahuan yang memadai. Sehubungan dengan itu, sekretaris professional perlu memperhatikan hal – hal berikut :
1.      Mengatur ragam urutan tugas dalam melaksanakan pekerjaan. Suatu jadwal waktu kerja yang berbeda akan membuat suasana enak dalam melaksanakan tugas dan mungkin hal tersebut menjadi lebih efisien daripada jadwal kerja terdahulu.
2.      Bersainglah terhadap diri sendiri, dengan mengupayakannya terus menerus untuk memperbaiki kinerja diri sendiri.
3.      Carilah cara – cara  yang dapat menghemat waktu, tenaga, biaya dalam menyelesaikan pekerjaan.
4.      Tumbuhkan minat dalam bekerja.
5.      Sikap percaya diri, untuk menjadikan percaya diri sikap yang biasa dipelajari antara lain :
a.       Bersikap tenang karena kegusaran akan membuat pimpinan berganti gusar sehingga membuat keadaan semakin buruk
b.      Hindari melempar kesalahan kepada orang lain
c.       Tidak bertindak tergesa – gesa dalam menyelesaikan pekerjaan
6.      Belajar mandiri, rasa tanggung jawab sekretaris dapat ditunjukkan dengan bekerja tanpa dibantu.
F.Pedoman Kerja Sekretaris
Seorang sekretaris dituntut untuk bekerja secara efektif dan efisien. Untuk itu perlu membuat perencanaan kerja, meliputi perencanaan kerja jangka panjang dan jangka pendek. Sarana yang dipakai untuk membuat perencanaan misalnya : buku harian, jadual kerja, agenda dan harian. Adapun langkah – langkahnya antara lain :
1.      Tentukan prioritas, bagian pekerjaan yang mendesak untuk segera diselesaikan harus mendapat prioritas utama.
2.      Pusatkan pehatian dan pikiran pada pekerjaan yang akan/sedang diselesaikan.
3.      Tentukan deadline yang realistis, beberapa factor yang dipertimbagkan antara lain : permintaan pimpinan, waktu yang tersedia, pekerjaan yang harus diselesaikan.
4.      Pecahkan tugas – tugas besar dalam unit – unit kecil agar lebih mudah dalam melakukan pengendalian dan pengawasan, merasa ringan, melacak setiap kemajuan yang dicapai, menghindari rasa menumpuknya pekerjaan pada tahap awal.
5.      Catatlah semua kegiatan dan tugas yang menuntut untuk segera diselesaikan.
6.      Jangan malu bertanya.
7.      Teliti kembali sasaran yang Anda tetapkan.
8.      Jangan segan – segan mengatakan “tidak” kalau memang tidak sanggup.
9.      Carilah jalan terbaik : cara/metode yang paling mudah , biaya paling ringan, dan waktu paling cepat.
10.  Bersikap luwes/fleksibel
11.  Ukurlah waktu yang dibutuhkan untuk setiap penyelesaian pekerjaan.
12.  Hindari berbagai timbunan pekerjaan.
13.  Ingatlah bahwa Andalah yang harus menguasai waktu dan kehidupan Anda sendiri bukan sebaliknya.
Tugas sekretaris tidak terlepas dari bagian tugas pimpinan. Adakalanya pimpinan mengundang bawahan untuk menyelenggarakan rapat, tetapi dalam waktu yang sama secara mendadak pimpinan mendapat undangan/ tugas lain yang lebih penting. Dengan kondisi tersebut maka terpaksa pimpinan mengalihkan tugas memimpin rapat pada sekretarisnya. Kondisi tersebut mamaksa sekretaris unuk mampu melakukan komunikasi lisan dan keterampilan presentasi. Beberapa hal yang bisa dipakai sebagai pedoman dalam mengemukakan permasalahan di atas :
1)      Berikan kalimat pembuka yaitu kalimat yang bernuansa sebagai alasan/latar belakang apa inti/pokok bahasan yang dikemukakan
2)      Kembangkan penjelasan dengan kalimat yang mudah dipahami orang lain dan menfokus pada pokok bahasan
3)      Tidak terlalu bertele – tele (fokus)
4)      Dalam mengakhiri akan lebih baik mengucapkan terima kasih.
Presentasi tidak saja pada saat rapat, namun bisa jadi pada kesempatan yang lain, misalnya berpidato, menjadi MC, nara sumber dalam seminar. Agar sekretaris mempunyai nilai plus bagi pimpinannya tidak salah kalau keahlian dalam hal tersebut juga disukainya. Presentasi merupakan penyampaian pesan kepada orang lain (audience) melalui bahasa lisan dalam suatu forum. Pesan yang disampaikan bisa bersifat : memberi informasi, menjelaskan, dan membujuk atau mempengaruhi. Hal yang mengganggu ketika berbicara di muka audience yang terkait dengan factor psikis antara lain : rasa malu, rasa takut, rendah diri, rasa grogi. Hal – hal yang dapat dilakukan untuk menghilangkan rasa – rasa tersebut yaitu :
1.      Terlebih dahulu harus menguasai topic/masalah yang akan disampaikan
2.      Membuat persiapan yang matang
3.      Gunakan gerak tubuh seperlunya, jangan terlalu kaku
4.      Jangan memusatkan pikiran pada diri sendiri, justru lebih banyak pada masalah yang akan dibicarakan
5.      Pergunakan alat bantu (peraga) bilamana perlu
Kiat – kiat presentasi supaya mengesankan :
1.      Disampaikan dengan jelas sehingga tidak ada interpretasi lain
2.      Berbicara dengan sungguh – sungguh
3.      Jadilah diri sendiri
4.      Beri sentuhan personal, namun jangan berlebihan
5.      Jalin hubungan dengan audience,  sesekali melibatkan mereka
6.      Katakan kepada audience mengapa mereka datang dan sebaliknya
Kiat – kiat untuk memberanikan diri berbicara di depan umum :
1.      Berpikirlah bahwa Anda lebih menguasai topic dari pada mereka
2.      Kemungkinan ada bagian yang lupa, audience tidak mengetahuinya secara pasti.
3.      Banyak orang di ruangan berkeinginan seperti Anda maka nikmatilah dan santai ketika harus presentasi/berbicara.
Kiat – kiat tersebut dapat membantu untuk membesarkan hati, memupuk rasa percaya diri dan merasa layak untuk berbicara di depan publik.













  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • RSS

1 komentar:

uii profile mengatakan...

Terimakasih Infonya
artikel yang bagus,
sangat bermanfaat..
Perkenalkan saya mahasiswa Fakultas Ekonomi di UII Yogyakarta
:)
twitter : @profiluii :)

Poskan Komentar